Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Tmi Terapia ja valmennuspalvelu Tunnon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Henkilötietolain (523/19999) 10 § ja 24 § mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Tämä tietosuojaseloste koskee Tmi Terapia ja valmennuspalvelu Tunto sekä Nettiaika.fi ajanvarauskalenterin asiakasrekisteriä, jossa säilytetään käyttäjä- ja asiakastietoja.
Laadittu 11.1.2023. Päivitetty viimeksi 13.1.2023
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mari Ervelä
TmiTerapia ja valmennuspalvelu Tunto, (Y-tunnus: 3316260-4)
Erkkilänkatu 11 A, 33100 Tampere
2. Rekisterin nimi
Terapia ja valmennuspalvelu Tunto asiakasrekisteri sekä
Nettiaika.fi asiakasrekisteri, katso Nettiaika.fi tietosuojaseloste.
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yritys Terapia ja valmennuspalvelu Tunto tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) 10§ ja 24§ mukaisesti, jäljempänä myös ”GDPR” mukaiset perusteet:
-
rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
-
käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
-
käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä. Tässä tiedotteessa tarkoitetaan termillä ”henkilö” kaikkia niitä ihmisiä, joiden tietoja käsitellään. Sana ”käsitellään” tarkoittaa lainsäädännön määräämää termiä, joka tarkoittaa esimerkiksi vain tallentamista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus voi olla sopimussuhteen täytäntöön paneminen tai sopimusta edeltävien toimien suorittamista koskien sopimusta Terapia ja valmennuspalvelu Tunnon ja henkilön tai kohdeyrityksen välillä. Tietojenkäsittelytoimenpiteitä ovat esimerkiksi yhteydenpito Terapia ja valmennuspalvelu Tunnon ja henkilöiden sekä kohdeyritysten välillä Terapia ja valmennuspalvelu Tunnon antamien palveluiden vuoksi.
Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei ole tarpeellista tallentaa tai referoida yksityiskohtaisesti. Terapia ja valmennustapaamisissa mahdollisesti prosessin edistämiseksi työstetyt kirjalliset tuotteet esim. fläppitaululle paperille kirjatut asiat ovat asiakkaan omaisuutta ja ne luovutetaan asiakkaalle, ja asiakas vastaa itse niiden säilytyksestä tai hävittämisestä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
4. Rekisterin tietosisältö ja ajanvarausjärjestelmä
Rekisteriin tallennettavia asiakkaan tietoja ovat: henkilön etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, kaupunki, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, mahdollinen yritys/organisaatio ja www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös asiakkaan ilmoittama lähiomainen tai muu yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaissuhde ja yhteystiedot, tämä tarve koskee esim. alaikäistä asiakasta. Edellä mainittuja asiakkaan tietoja säilytetään asiakasrekisterissä toistaiseksi.
Terapia ja valmennuspalelu Tunnon ajanvarausjärjestelmä on Nettiaika.fi palvelusta upotettu sisältö. Nettiaika.fi sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi Nettiaika.fi verkkosivuilla. Ajanvarausta tehdessä asiakkaalta pyydetään seuraavat pakolliset tiedot: etu- ja sukunimi, katuosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nämä tiedot pyydetään laskutustarkoituksiin sekä Terapia ja valmennuspalvelu Tunnon mahdollisiin asiakastyytyväisyyskyselyihin. Tiedot säilyvät Nettiaika.fi pilvipalvelussa ja niitä käyttää ainoastaan Mari Ervelä. Tutustu myös Nettiaika.fi palvelun tietosuojaan.
Verkkosivuston palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, ajanvarausjärjestelmästä, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, paitsi silloin kun em. yritys käyttää ulkoista palveluntarjoajaa kuten ajanvarausjärjestelmää, laskutusta tai maksamattomien laskujen perintään liittyen perintää suorittavan toimijan kanssa tehtävää välttämätöntä asiakastietojen luovutusta perinnän toteuttamiseksi sekä lainsäädännön niin velvoittaessa. Asiakirjoihin liittyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Lyhytterapeuttiset ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä (lastensuojelulaki 417/2007 25§).
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti, rekiserin tiedot säilytetään digitaalisesti salasanojen ja tavanomaisten turvakäytäntöjen takana. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
8. Tietosuojaselosteen sisällön muuttaminen
Tmi Terapia ja valmennuspalvelu Tunto kehittää jatkuvasti palvelujaan ja tuotevalikoimaansa ja pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta ilman erillistä ilmoitusta. Muutokset voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta. Suosittelen tutustumaan tietoselosteeseen säännöllisin väliajoin.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Asiakasrekisterissä olevat henkilötiedot hävitetään pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut, tai perintätoimet estä tietojen poistamista. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).